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Les 4 Temps du Management

Futurologie

Comment intégrer les jeunes recrues à l'heure du télétravail ?

Rédigé par : Houda EL JAOUHARI - Nihal JARHOU - Tarik LEMALLEM - Achraf FADLI - Ihsane OUASSISSOU, Etudiants groupe ESC Clermont Business School ( Classe Master in Management )


Dans un contexte de crise sanitaire et de relance économique, COMMENT RÉUSSIR L’INTÉGRATION DES NOUVELLES RECRUES À DISTANCE ?

Comment intégrer les jeunes recrues à l'heure du télétravail ?

Dans un contexte de crise sanitaire et de relance économique, COMMENT RÉUSSIR L’INTÉGRATION DES NOUVELLES RECRUES À DISTANCE ?

Que faire lorsque vous vous retrouvez soudainement sans travail à cause de la crise pandémique liée à la Covid-19 ? C'est la situation dans laquelle Hiba, -une  étudiante à l’Ecole supérieure de Commerce de Clermont-Ferrand- s’est retrouvée lors du début de cette année  universitaire.
« J’étais sur le point de signer un contrat d’alternance avec une entité bancaire dont je ne souhaite pas citer le nom. J’ai réussi toutes les phases de recrutement, et au moment où je devais signer le contrat, j’ai appris que le poste a été supprimé et que je ne pouvais pas finaliser mon dossier de candidature.. Cependant, j’avais la certitude que la raison pour laquelle ils ont mis fin au processus de recrutement  (comme l’ont fait plusieurs autres entreprises pour d’autres recrues), était la décision prise par le gouvernement de rendre le télétravail obligatoire pour une période indéfinie », affirme Hiba.
La pandémie mondiale de la COVID 19 a bouleversé non seulement l’économie en réalisant des taux de croissances catastrophiques, mais aussi le marché du travail en révolutionnant la façon de travailler. Les locaux des entreprises se sont vidés, les collaborateurs se sont retrouvés obligés à travailler de leurs domiciles. Le télétravail s’est donc imposé et a engendré des conséquences énormes. Pour cela, nous avons décidé de traiter dans cet article l’impact du télétravail sur le processus d’intégration à distance des nouvelles recrues, et comment le réussir dans ce cadre exceptionnel de crise sanitaire.
 

L’intégration des nouvelles recrues d’après Schein et van Maanen

Comment intégrer les jeunes recrues à l'heure du télétravail ?
D’après Schein la socialisation ou l’intégration signifie : « le processus d’apprentissage des ficelles d’un emploi, (…), le processus par lequel un individu reçoit l’enseignement de ce qui est important dans une organisation et dans les sous unités (…) le processus par lequel un individu acquiert les connaissances sociales et les compétences ». Il a identifié ce processus d’apprentissage en quatre domaines à savoir :
  • Les apprentissages et ajustement dans le domaine de l’organisation : ils concernent les valeurs de l’organisation, ses objectifs, sa culture.
  • Les apprentissages et ajustements dans le domaine du groupe de travail : Ils concernent les relations sociales, les valeurs du groupe, les normes et la culture éventuellement spécifiques au groupe (faire connaissances avec ses collègues).
  • Les apprentissages et ajustements dans le domaine du travail : Ils concernent les méthodes, les qualifications, les compétences et connaissances nécessaires au nouvel entrant pour pouvoir exercer correctement son travail.
  • Les apprentissages et ajustements relatifs à l’individu :   Ils concernent les changements personnels de motivation, de l’estime de soi et de l’identité.  
 
Si on discute de l’intégration des nouvelles recrues au sein de l’entreprise,  nous devons impérativement évoquer les séquences de cette intégration qui sont au nombre de trois :

Étape   1 : L’intégration anticipée
L’intégration débute bien avant la rentrée à l’entreprise. Cette étape est caractérisée par l’acceptation ou le refus de l’emploi d’une part ;  ainsi si les  attentes  de la nouvelle recrue s’alignent réellement avec tout ce qui est communiqué par l’entreprise ou les médias.
 
Étape 2 : La confrontation anticipée
Cette étape est cruciale dans le processus de recrutement. La recrue vit  un véritable choc de réalité par rapport à ce qu’elle pensait de la firme. Durant cette étape,  la nouvelle recrue s’initie et apprend les nouvelles tâches. Ainsi, elle  établira  de nouvelles relations avec ses collègues et sera classifiée d’après son rôle dans l’organisation. Finalement, on évaluera son progrès.

Étape 3 : L’adaptation à l’organisation, la métamorphose ou lacceptation mutuelle 
Cette étape se caractérise par le passage du statut d’outsider à celui d’insider, la maîtrise du travail, le respect des normes et valeurs de l’entreprise ainsi que la résolution des conflits et ambiguïtés. 
 Afin de bien assimiler comment l’intégration des nouvelles recrues s’effectue, nous allons discuter des pratiques de cette dernière d’après Schein et Van Maanen.

Les deux auteurs parlent de six types de pratiques d’intégration à savoir :
 
1- Pratique de type formel/informel ;
2- Pratique de type individuel/collectif ;
3- Pratique de type séquentiel/aléatoire ;
4- Pratique de type fixe/variable ;
5- Pratique de type en série/disjoint ;
6- Pratique de type investiture/ non-investiture.
 
Chaque type de pratique est expliqué par un couple représentant les extrêmes d’un espace.

Cette représentation en espace permet à l’organisation de mettre en œuvre des pratiques plus au moins modérée par rapport à l’un ou l’autre des extrêmes.

Pratiques de l’intégration des nouvelles recrues: cas PME

Comment intégrer les jeunes recrues à l'heure du télétravail ?
 La  compréhension de l’intégration dans les entreprises de type PME  nécessite une approche sensible qui prend en considération  la singularité et la diversité de chaque  PME. La question qui se pose est relative au processus d’intégration dans ces PME,  notamment la manière dont les recruteurs intègrent les nouvelles recrues.

Dans les PME, l’environnement social impacte largement les pratiques de management.

Une démarche qualitative dans sept PME différentes a  permis  de collecter des données variées d’intégration.  On a pu distinguer trois leviers principaux : le contexte d’apprentissage,  les relations sociales et le système d’information.

Certaines PME confient les mêmes tâches aux nouvelles recrues qu’aux anciens collaborateurs. D’autres préfèrent accorder une longue durée pour l’adaptation au nouveau poste,  aux nouvelles missions; et ce afin de  prendre connaissance  de  la stratégie de l’entreprise, des  méthodes de travail et de la culture  de l’entreprise.

En PME, l’intégration nécessite l’interaction et l’interdépendance des individus, d’une manière formelle ou  informelle (le tour des présentations des équipes, la participation aux évènements professionnels,…). La finalité est de  renforcer les relations professionnelles.

 En parallèle, il faut garder l’œil sur les comportements des  nouvelles recrues pour surveiller l’amélioration de leur intégration. Enfin, il faut éviter tout aspect d’autorité ou d’exigence au moment de leur entrée. 

Pour le système d’information, Les démarches d’intégration des nouvelles recrues mises en place impliquent leur incitation à se familiariser rapidement avec les autres collaborateurs à travers la demande et la recherche d’information.

 Les PME anticipent certaines pratiques afin de faciliter l’intégration des nouvelles recrues. Des approches configurationnelles se sont développées pour montrer de la singularité et de la diversité des PME. Elles renvoient à l’harmonisation interne et externe de plusieurs facteurs pour atteindre une meilleure performance.

 On distingue entre trois principales configurations de PME : les PME traditionnelles, les PME managériales et les PME entrepreneuriales.

Pour  les PME traditionnelles, les tactiques d’intégration consistent à contrôler les comportements des nouvelles recrues et veiller sur leur adéquation avec les  normes et règles de l’entreprise. Il est aussi décisif de  décourager leurs idées et comportements décalés. Dans cette configuration de PME, l’arrivée d’une nouvelle recrue constitue un risque pour le maintien de la tradition. Les pratiques d’intégration ont pour objectif de réduire ce risque.

Pour les PME managériales, Les pratiques d’intégration consistent à communiquer des informations règles aux recrues sous une forme de discours, mot d’accueil de direction, transmission de documents, un séminaire d’intégration avec une formation interne. Le nouvel entrant suivra par la suite le processus de management.

Enfin, les PME entrepreneuriales  veillent à écouter les idées et comportements novateurs des recrues  par rapport aux normes. Les différences de la nouvelle recrue sont une opportunité d’innovation des compétences et des activités de l’entreprise.

Intégration à distance : qu'en pensent les recruteurs ?

Comment intégrer les jeunes recrues à l'heure du télétravail ?
L’accueil et l’intégration des nouvelles recrues est un processus qu’on ne peut pas limiter au commencement d’un contrat de travail. Les entreprises se trouvent donc dans l’obligation de s’adapter à ces changements qui impactent leurs champs d’activités, notamment l’intégration.

On déduit donc que l’intégration est une étape décisive dans l’expérience du candidat proposé. C’est là où le candidat va entretenir un premier contact avec l’entreprise accueillante. De ce fait,  il faut miser sur  la première impression ! Vous le comprenez maintenant, un onboarding réussi influence la motivation; car le nouveau collaborateur va non seulement  se sentir bien dans son travail mais aussi il va devenir de plus en plus mobilisé pour réaliser  les objectifs  fixés par son entreprise. Par défaut, les relations entre les collaborateurs se nouent pendant les pauses ou après les réunions. Mais ces échanges deviennent de moins en moins spontanés en télétravail.

Nous avons pu réaliser des entretiens  avec des  opérationnels qui ont vécu la période de passage du mode présentiel au distanciel et son impact sur le processus de recrutement. Selon un ingénieur IT qui travaille chez Euler Hermes, cela a mis une distance un peu plus importante entre les gens. L’intégration ou l’onboarding à distance/ virtuel est un processus qui a remplacé l’intégration classique durant la crise sanitaire, il permet d’impliquer les nouvelles recrues sans avoir à se déplacer au lieu du travail. Les réunions avec les opérationnels, les formations… tout cela s’effectue via des visioconférences ou des exercices interactifs en ligne.

Un des répondants qualifie l’intégration à distance de ‘’ froide ‘’ vu qu’il y aura une montée en compétences plus lente sur l’ensemble des sujets. A court terme, cela peut aussi aboutir à du temps perdu à refaire des choses, et à tenter de résoudre des problèmes auxquels l’entreprise sera confrontée. Une mauvaise expérience d’intégration peut aussi créer un manque d’appartenance à l’équipe et éventuellement un manque de motivation qui peut être un résultat amplifié par l’absence sur site.
 
Cependant dans cette partie, nous allons vous préconiser une panoplie de pratiques afin de rendre votre processus d’intégration à distance fluide.

1- Avoir un  kit d’intégration à distance:
Le manager doit s’occuper de :
  • Envoyer  un e-mail personnalisé à la nouvelle recrue;
  • Transmettre un catalogue contenant toutes les informations nécessaires à propos de l’entreprise (les chiffres clés, sa culture, ses valeurs et ses projets futurs,…).
  • Envoyer des documents administratifs pour les signer électroniquement (la charte de confidentialité, l’attestation de transport,…).
  • Envoyer une check-list à la nouvelle recrue pour avoir  un aperçu de ce qu’elle devra faire les premiers jours.
  • Envoyer une fiche de contacts à qui la nouvelle recrue doit s’adresser pour des éventuelles questions d’ordre administratif, opérationnel, etc.
 
2- Accéder aux  informations de l’entreprise : L’entreprise accueillante doit mettre en place un dispositif interne qui regroupe toutes les informations jugées nécessaires pour assurer l’efficacité du collaborateur.

3- Informer les anciens collaborateurs de l’arrivée du nouvel adhérent de leur équipe : Encourager les collaborateurs à envoyer des e-mails d’accueil lors du 1er jour pour que la nouvelle recrue se sente la bienvenue dans la structure.

4- Mettre en œuvre des outils de travail collaboratif : D’après un ingénieur  dans une entreprise filiale d’Allianz, avec qui on a pris contact, un certain nombre d’outils sont utilisés afin d’encourager le travail collaboratif. Ces solutions sont largement utilisées pour tout type de projet informatique. A savoir :
  • Outils de gestion de tickets : Jira ou Redmine sont deux solutions permettant la planification et la gestion du travail. Ils permettent de  travailler en mode agile via les méthodologies Scrum ou Kanban. Du côté technique, ces outils permettent la découpe du travail en épiques, user story, taches…. Du côté management, des graphes permettant le suivi de l’avancement ainsi que des estimations de temps et coûts passés suivant plusieurs axes.
  • Outils de partage de connaissance : Confluence ou XWiki permettent de  partager la connaissance via des pages de documentation technique et fonctionnelle. Des pages sont aussi consacrées à l’accueil des nouveaux arrivants sur un projet : création des différents comptes et accès, environnement de travail, gestion des vacances…
  • Outils de partage du code : Gitlab, Github… permettent le partage du code et le travail collaboratif à tout projet informatique. Par les processus qu’ils autorisent, ils permettent d’assurer une bonne qualité de code via les « peer review », une fiabilité des solutions par les tests automatisés ou encore la sécurisation du code via le système de gestion des accès
  • Outils de communication : Outlook (mails), Skype(messagerie), Slack (messagerie par channels), Webex (conférence audio/visio) sont les outils largement utilisés. Ils permettent en plus des outils précédents de mettre réellement les humains en relation. Ils sont absolument nécessaires dans la réalisation des réunions techniques ou organisationnelles, dans  les communications quotidiennes au sein de l’équipe et avec l’ensemble des autres équipes et enfin  dans la résolution de problèmes ou encore dans  le travail en binôme. L’accueil et l’intégration des nouvelles recrues est un processus qu’on ne peut pas limiter au commencement d’un contrat de travail. Les entreprises se trouvent donc dans l’obligation de s’adapter à ces changements qui impactent leurs champs d’activités, notamment l’intégration.

Intégration à distance: où en est-elle la recrue dans le processus ?

Comment intégrer les jeunes recrues à l'heure du télétravail ?
La tâche pour la nouvelle recrue semble complexe : plonger dans le bain opérationnel, s’intégrer avec les autres collaborateurs et construire un nouveau réseau professionnel. Cela demande un grand effort en termes d’organisation et de mise en scène très contrôlée de soi.
 
D’après la quasi-totalité des réponses des nouvelles recrues, le télétravail était bénéfique dans le sens où il a réduit le nombre des déplacements entre le domicile et le lieu de travail. On gagne plus de temps à faire des tâches professionnelles que de faire de longs trajets hebdomadaires. (Hill et al., 2003 ; Maruyama et al., 2009 ; Metzger & Cléach, 2004 ; Montreuil & Lippel, 2003 ; Taskin & Devos, 2005). En considérant le télétravail comme avantage pour faire des économies financières et réduire le temps de transport, les nouvelles recrues se sentent plus redevables à l’organisation et fournissent plus d’efforts.
 
Tous les répondants ont affirmé qu’en temps de télétravail, prendre conscience des compétences demandées et être impliqués dans les réunions est primordial.
De la sorte, on affirme qu’en ayant un e-manager qui l’accompagne lors de ses premiers jours et l’aide à trouver sa place dans la structure virtuelle, la nouvelle recrue se sent la bienvenue.
Par exemple, pour établir le contact avec les membres de son équipe, on peut participer aux réunions téléphoniques ou en visioconférence (sur Teams). Si on n’a pas eu l’occasion de se présenter aux autres équipes, on peut participer par l’appui de son manager à des réunions opérationnelles par Skype, Zoom ou par téléphone.
 
Pour plonger dans le bain opérationnel, il est souhaitable d’alterner des réunions d’équipe, des formations et des présentations en ligne. Sans passer sous silence que se sentir inclues dans les réunions à distance de projets déjà en cours encourage les nouvelles recrues à faire leurs preuves car on montre qu’on a confiance en elles.
 
L’ensemble des personnes interrogées ont affirmé que la communication était formelle et passée par le biais des rituels de politesse à la connexion et à la déconnexion. Le travail est plus opérationnel et orienté vers la réalisation des objectifs et l’atteinte des résultats, au détriment de la communication informelle.
 
Par conséquent, il est très rare d’échanger sur des sujets spontanés sans qu’il y en soit de l’opérationnel. Et c'est bien la limite du télétravail que nous subissons aujourd'hui.
De ce fait, Il est difficile pour la nouvelle recrue de créer des liens, de connaître plus sur son équipe, d’apprendre sur les valeurs et la culture en interne. Devant cette diminution de communications informelles, la nouvelle recrue peut se trouver petit à petit coupée du rituel informel de l’entreprise et isolée totalement par la suite.
 
« J’aurais aimé avoir un point informel hebdomadaire avec mon manager et toute l’équipe. De savoir comment ils sont, d’avoir l’occasion de remonter les interrogations, faire le tour de tout ce qui marche et ce qui ne marche pas. Nous sommes sociables de nature et ce sont les discussions informelles qui manquent. » (Jeune recrue télétravailleuse, 4 jours télétravaillés)
 
« Il est important de prendre des nouvelles des personnes qu’on vient d’intégrer. Les moments conviviaux ont une grande importance ». (Jeune recrue télétravailleuse, 3 jours télétravaillés)
 
Pour ne pas laisser tomber ce trésor caché de la communication, qu’est l’informel, il est possible de faire des connaissances en visio, se présenter, parler des passions et des intérêts communs, échanger autour des sujets d’actualité. Et surtout, intégrer les anciennes et les nouvelles recrues et ne pas connaître que son N+1.
 
Enfin, il est ressorti dans nos résultats que le point d’e-proximité a été aussi évoqué. Il s’avère qu’une fréquence communicationnelle à distance faible entre la nouvelle recrue et les autres collaborateurs à distance génère un risque de proximité et un sentiment d’intrusion chez la nouvelle recrue surtout quand le mode de travail est centré sur l’atteinte de résultats plutôt que sur la communication entre les différents collaborateurs.

Limites de notre étude

Comment intégrer les jeunes recrues à l'heure du télétravail ?
Nous n'avons pas la prétention à travers cet article de présenter  des résultats sans faille. « Aucune œuvre humaine n'est parfaite » dit-on. Le présent travail n'en fait pas l'exception.  Aussi, avons-nous rencontré divers obstacles au cours de nos études. C'est le lieu de les évoquer.
Dans le cadre de l’élaboration de cet article, nous avons réalisé deux études. La première étude qualitative concerne le point de vue des recruteurs vis-à-vis de l’intégration des nouvelles recrues à distance, et la deuxième étude quantitative analyse le point de vue des nouvelles recrues par rapport au processus d’intégration à distance. Par conséquent, nous avons rencontré des  difficultés et limites qui peuvent être traduits comme suit :

L’aspect qualitatif pour mener à bien et crédibiliser une recherche constitue un élément majeur. Le nombre des personnes ayant participé à cette étude a été malheureusement trop peu nombreux. En effet, on a été confronté à plusieurs refus pour les entretiens. Cela s’explique par le fait qu’on ne pouvait pas réaliser des interviews physiques sur place à cause de la crise sanitaire actuelle que connaît le monde, et aussi du fait qu’on ne dispose pas encore d’un réseau professionnel assez élargi puisqu’on est encore des étudiants.

Concernant l’étude quantitative, on a pu diffuser le questionnaire à un échantillon constitué principalement de jeunes recrues fraîchement diplômées qui ont intégré le marché du travail pendant la crise pandémique. Les difficultés qu’on a rencontrées lors de cette étude sont notamment  liées au manque de représentativité des autres catégories socio-professionnelles, comme par exemple l’absence des répondants qui ont déjà eu une expérience professionnelle significative et qui ont déjà parcouru un processus d’intégration classique avant la mise en vigueur du télétravail.
Enfin, on a rencontré également des difficultés lors de la recherche des sources primaires et secondaires, puisque le concept de recrutement et d’intégration à distance est plutôt récent, donc on était dans l’obligation d’adapter les recherches effectuées au sujet choisi et de faire le lien entre les deux.

A la fin..?

D’après notre étude, il s’est avéré que c’est à l’e-manager d’instaurer de nouvelles routines organisationnelles à distance pour intégrer les nouvelles recrues. La réussite d’une intégration à distance dépend de trouver un équilibre entre les temps de travail à distance et la coprésence en entreprise.

De plus, il faut accompagner la nouvelle recrue, l’assister, valider ses performances et les deadlines à distance, être à l’écoute des problématiques de conciliation entre volet opérationnel et intégration avec les autres membres de l’équipe.

Par la suite, certes, l’intégration à distance a des avantages. On se focalise sur les résultats et on raisonne  par atteinte d’objectifs. On prend du recul par rapport à l’ensemble des compétences demandées, et on a plus de temps pour acquérir ces nouvelles compétences  ou combler les écarts de chez soi avec moins de stress, moins de pression, plus d’autonomie et de flexibilité. On est plus concentré avec moins d’interruptions et distractions régulières.  A distance, on arrive à trouver le  bon équilibre.

Toutefois, s’adapter à une dynamique d’équipe et connaitre ses nouveaux collègues reste un défi à relever. Dans le contexte actuel de distanciation sociale, c’est un défi encore plus important. 
Etre seules, nouvelles entrantes dans une structure et à distance, certaines recrues ont du mal à trouver la motivation nécessaire.

De ce fait, certes l’intégration à distance a offert de multiples avantages mais n’est pas parfaite et ne saurait se suffire seule.

Nous comprenons donc l’importance du présentiel. Dans le cadre actuel de la crise sanitaire, il est souhaitable  d’alterner mode présentiel et distanciel. Il est souhaitable que la nouvelle recrue  se rende dans les locaux, qu’elle puisse discuter des sujets importants et de commencer à tisser le lien avec ses nouveaux collaborateurs.

Le sentiment d’intrusion et d’isolement n’auront pas le temps pour s’instaurer après avoir retourné du bureau. Par la suite, il est possible d’organiser des points réguliers avec ses collaborateurs en visio-conférence : l’excès de communication n’existe pas, ça diminue le sentiment d’intrusion et d’isolement, ne l’oubliez pas !
 
 

Bibliographie

BARGUES Emilie, BOUCHARD Véronique. (2013) Les pratiques de socialisation dans les firmes entrepreneuriales et conservatrices, in : Ressources humaines et dynamique entrepreneuriale n° 233, vol. 39 - pp 89-106

Vayre, É. (2019). Les incidences du télétravail sur le travailleur dans les domaines professionnel, familial et social. Le travail humain, vol. 82(1), 1-39. https://www.cairn.info/revue-le-travail-humain-2019-1-page-1.htm

Ruiller, C., Dumas, M. & Chédotel, F. (2017). Comment maintenir le sentiment de proximité à distance ? Le cas des équipes dispersées par le télétravail. RIMHE : Revue Interdisciplinaire Management, Homme & Entreprise, 27(3), 3-28. https://www.cairn.info/revue-rimhe-2017-3-page-3.htm

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