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1. 53 Comment améliorer vos réunions à distance ?
Les réunions à distance : un outil de travail collaboratif
Avec la Globalisation des échanges et le développement de la mobilité des personnes, les entretiens ou réunions à distance deviennent de plus en plus une nécessité incontournable. Mais la pratique de ces événements collectifs demandent encore quelques apprentissages; encore que les difficultés rencontrées dans l'animation des réunions à distance ne diffèrent guère de celles que les managers peuvent rencontrer en présentiel.
On peut même affirmer que dans 90% des cas, leur efficacité est tout aussi réelle à condition de respecter les règles classiques d'animation de réunion et d' intégrer quelques spécificités, notamment en termes d'identification des personnes qui sont présentes et ou qui s'expriment au cours de la réunion et le fait de reformuler régulièrement ce qui a été dit pour vérifier si tous les acteurs sont bien sur la même longueur d'onde.
Les réunions à distance sont d'autant plus faciles à animer si les personnes se sont déjà rencontrées une fois avant la pratique des réunions à distance.
On peut même affirmer que dans 90% des cas, leur efficacité est tout aussi réelle à condition de respecter les règles classiques d'animation de réunion et d' intégrer quelques spécificités, notamment en termes d'identification des personnes qui sont présentes et ou qui s'expriment au cours de la réunion et le fait de reformuler régulièrement ce qui a été dit pour vérifier si tous les acteurs sont bien sur la même longueur d'onde.
Les réunions à distance sont d'autant plus faciles à animer si les personnes se sont déjà rencontrées une fois avant la pratique des réunions à distance.
Nous vous invitons à nous faire part de vos expériences dans ce domaine . Il suffit pour cela d'utiliser la fonction "commentaire". Un homme rencontre un autre homme. Ils ont chacun 1 Euro. Quand ils se rencontrent, ils décident d'échanger chacun 1 Euro. A la fin de cet échange, ils auront toujours 1 Euro chacun. Ils décident ensuite d'échanger 1 idée chacun. A la fin de l'entretien, ils auront chacun au moins deux idées différentes si ce n'est pas 3 !
Le rôle de l'animateur (trice) : classique avec quelques spécificités
Avant la réunion :
- Envoyer un ordre du jour indiquant les séquences de la réunion, les personnes chargées d'intervenir et leur durée
- Demander aux personnes de vérifier la qualité de leur installation (en particulier micro et haut parleur)
- Rappeler également aux participant(e)s de faire l'effort de parler distinctement et d'être dans une pièce suffisamment éclairée
- Prévoyez au moins 1 heure d'installation et ou de mise en route si vous êtes l'animateur(trice).
Pendant la réunion :
- L'animateur(trice) commence par se présenter
- Chacun se présente à tour de rôle (Il est conseillé aux autres participant(e)s de noter les prénoms des personnes présentes)
- L'animateur(trice) présente l'ordre du jour et demande aux participant(r)s brièvement leur avis et ajuste
- L'animateur(trice) met en place un système de "rôles délégués" :
- La ou le gardien(ne) du temps
- Celle ou celui qui pousse à la décision ou à l'action
- le ou la scribe chargé(e) de faire le compte rendu de la réunion - L'animateur(trice) veillera à ce que chacun prenne la parole et sollicitera les participant(e)s plus réservé(e)s
- L'animateur(trice) fera des points de synthèse réguliers pour vérifier la bonne compréhension des décisions prises au fur et à mesure
- En fin de réunion, l'animateur(trice) invite chacun à évoquer ce qu'il a retenu de la réunion et reformule les conclusions et décisions prises lors des différentes séquences en demandent aux participants leur validation
- Avant de se séparer, il est judicieux de fixer la date de la prochaine réunion en commun.
Après la réunion:
L'animateur(trice) et ou le scribe envoient dès que possible un rapide compte rendu par e-mail.
Les facteurs clés de succès d'une réunion à distance réussie
Il est important :
- que chaque participant(e) rappelle son nom quand il ou elle prend la parole. C'est un détail qui rend l'expérience de la réunion beaucoup plus efficace jusqu'à ce que la voix des personnes soient reconnues après un certain temps de pratique
- de parler à tour de rôle sans s'interrompre. A distance, il est indispensable de laisser l'intervenant(e) s'exprimer complètement avant de prendre la parole et de ne pas l'interrompre tant qu'il n'a pas terminé son récit. (Les réunions à distance sont un excellent moyen pour développer les capacités d'écoute des participant(e)s).
- de solliciter les contributions de ceux qui s'expriment peu: " Et vous, qu'est ce que vous en pensez ? "
- de limiter la durée de la réunion en respectant les horaires proposés
Aujourd'hui les technologies de communication mises à notre disposition sont parfaitement adaptées à nos besoins. Les résistances sont plus culturelles que technologiques. Il faudra sans doute encore quelques années pour que les réunions à distance fassent partie des usages quotidiens. On peut penser qu'avec le développement du télé-travail, que celles - ci nous deviendront de plus en plus familières.
Pour aller plus loin avec Les Echos Executive
Sur quels outils digitaux s'appuyer pour réaliser vos réunions à distance ?
Sur le plan digital, on devra différencier :
- Les nombreuses fonctions disponibles: Le système offre en effet la possibilité de faire soit des webinaires, soit des classes virtuelles, soit des réunions où on voit chacun des participants (Jusqu'à 50, voire plus), l'enregistrement en simultané des interventions, le partage d'écran
- Le prix : gratuit pour les face à face de 40' minutes sinon payant à partir de 13, 99 Euros par animateur (incluant jusqu'à 100 participants par réunion).
- Enfin un service après vente performant avec des interlocuteurs dédiés et compétents.
- Les conférences téléphoniques : Les personnes communiquent par téléphone sans se voir.
- Les web conférences : Un intervenant fait une conférence en commentant en direct un Powerpoint ; les participants ont la possibilité d'intervenir soit pendant la conférence soit après en utilisant un chat de discussion ou en sollicitant la parole.
- Les vidéos chat offrent la possibilité de débattre en voyant tous les participants de la réunion à travers les images fournis en direct par leur webcam permettant ainsi d'avoir une interaction simultanée avec les participants.
Nous avons essayé de nombreux systèmes comme : GotoMeeting , Skype for business, Google Hangouts , Oovoo , Weesoo, Webex, Teamviewer mais pour nous, Il y en un qui se détache nettement c'est ZOOM. Plusieurs critères sont à prendre en compte :
- La fiabilité technique : aucune panne ou incident particulier à signaler contrairement à Skype ou d'autres .. - Les nombreuses fonctions disponibles: Le système offre en effet la possibilité de faire soit des webinaires, soit des classes virtuelles, soit des réunions où on voit chacun des participants (Jusqu'à 50, voire plus), l'enregistrement en simultané des interventions, le partage d'écran
- Le prix : gratuit pour les face à face de 40' minutes sinon payant à partir de 13, 99 Euros par animateur (incluant jusqu'à 100 participants par réunion).
- Enfin un service après vente performant avec des interlocuteurs dédiés et compétents.
Quelques outils complémentaires de collaboration à distance
L’outil collaboratif Trello offre la possibilité de créer des to-do-lists par projet et d’affecter à chaque tâche des acteurs. Cependant, l’outil ne propose pas de fonctionnalité d’e-chat ou de web conférence. Par conséquent, il ne rentre pas dans le périmètre des outils de réunion à distance.
Concept Board offre, en plus de la vidéo conférence par internet, une gamme outils intéressants pour le travail collaboratif en mode synchrone comme le tableau blanc associés à des outils de gestion de projets en mode collaboratif.
Mural.Ly est centré sur la facilitation visuelle à travers un système d'échange d'images partagé en mode synchrone ou asynchrone
Scribblar associe un tableau blanc très fonctionnel avec un système vidéo ce qui permet de faire des dessins en même temps qu'une présentation vidéo simultanée.
Framapad: permet la prise de note collaborative avec une couleur dédiée à chaque personne contributrice
Klaxoon permet de faire des sondages et des quizz en cours de réunion. Cette application permet également des prises de décision plus démocratiques. Dans ce registre, on pourra également citer Kahoot.
Nous consacrerons prochainement d'autres articles aux nombreux outils collaboratifs émergeants.
Concept Board offre, en plus de la vidéo conférence par internet, une gamme outils intéressants pour le travail collaboratif en mode synchrone comme le tableau blanc associés à des outils de gestion de projets en mode collaboratif.
Mural.Ly est centré sur la facilitation visuelle à travers un système d'échange d'images partagé en mode synchrone ou asynchrone
Scribblar associe un tableau blanc très fonctionnel avec un système vidéo ce qui permet de faire des dessins en même temps qu'une présentation vidéo simultanée.
Framapad: permet la prise de note collaborative avec une couleur dédiée à chaque personne contributrice
Klaxoon permet de faire des sondages et des quizz en cours de réunion. Cette application permet également des prises de décision plus démocratiques. Dans ce registre, on pourra également citer Kahoot.
Nous consacrerons prochainement d'autres articles aux nombreux outils collaboratifs émergeants.
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