1.22 Revisitez la méthode Templus avec la barre outils Google

La méthode Templus conçue par J.L Servan SChreiber et son équipe propose un ensemble de concepts, de méthodologies et d'outils dont le but essentiel est le développement de l'efficacité personnelle et collective. Cette méthode a longtemps été articulée aux outils papiers de l'Organisateur Time System conçu au Danemark. Aujourd'hui, même si les outils papiers restent intéressants, ils sont de plus en plus supplantés par les outils informatiques, et encore plus, par les outils disponibles sur le Web (en particuliers en mode location).

Google propose aussi un grand nombre d'outils, souvent méconnus, qui sont tout à fait convergents avec ceux proposés par la méthode Templus. Nous nous proposons dans cet article d'explorer les synergies possibles entre les deux approches. Cette recherche très pratique peut s'avérer d'autant plus intéressante qu'on constate que la plupart des fabricants de téléphones portables tentent aussi d'intégrer de plus en plus les outils du web dans leur offre de produits. Le succès de l'Iphone confirme également cela.

Rappelons que la méthode Templus a identifié plusieurs points importants sur lesquels il paraît possible d'articuler les outils Google.

1) L'enregistrement des données temps : durées bloquées et micro-activités.
2) Le Rendez-vous du temps avec soi-même et la technique du Plan de journée.
3) La visualisation des objectifs à long terme et la gestion des plans d'actions ou des projets.

Mais avant d'aller plus loin dans cette comparaison, la première étape consistera à installer la Google Barre si ce n'est déjà fait. Pour cela, cliquez ici

Nous conseillons au lecteur d'opter pour une lecture opérationnelle de cet article. C'est la meilleure façon de se rendre compte de l'intérêt des outils Google. Si le lecteur ne souhaite pas les garder sur son ordinateur, il lui suffira de les supprimer en allant dans panneau de configuration puis ajout et suppression de programme. Il retrouvera alors son ordinateur dans l'état où il l'avait laissé avant de commencer la lecture de cet article.

Une fois la Google barre installée, il vous faut découvrir la grande panoplie des outils offerts. Pour cela, cliquez ici

Les outils sont classés par thème. On en distingue 10 :

Nous nous concentrerons dans cet article essentiellement sur la rubrique thématique Outils qui est celle qui correspond le mieux au champ de notre interrogation. Vous pourrez y accéder aussi directement en cliquant ici Vous serez sans doute surpris de constater qu'il en existe plus d'une centaine.

1.1 Les deux types de données temps :
La méthode Templus distingue deux types de données : les événements supérieurs à 15 minutes et les tâches inférieures à 15 minutes. Cette segmentation est liée à la nature de la concentration mobilisée. Dans le premier cas, la réalisation d'une tâche supérieure à 15 minutes nécessite une concentration approfondie alors que dans le second une concentration plus superficielle est suffisante.

1.2 Les durées bloquées supérieures à 15 minutes :
Ces évènements sont appelés "bloqués" car ils nécessitent une certaine rigueur dans leur gestion. Il est par conséquent nécessaire de les réaliser à des moments précis avec une heure de début et de fin. On parle ce à ce propos de planification stricte et on les enregistre dans un Agenda.

Google met à notre disposition un excellent Google agenda que vous trouverez en cliquant ici

Outre les possibilités classiques de visualisation à la journée, à la semaine, ou au mois, on pourra "Partager cet agenda" avec des personnes de notre choix. Il existe également une fonction d'alerte qui nous rappellera utilement les événements importants, au moment où nous l'avons choisi.

1.3 L'enregistrement des micro-activités :
Tout au long de la journée, nous sommes emmenés produire ou à enregistrer un grand nombre de micro-tâches ou d'idées dont la durée de réalisation pourra être inférieure à 15 minutes. Templus préconise l'utilisation de post-it ou de check-lists (appelés dans la méthode "filets à papillons").

Google nous propose de désencombrer notre esprit avec au moins deux solutions :
Solution 1 : Mes notes
Solution 2 : Post- it

Pour résumer les évènements relevant de la logique d'ordre et de précision pourront être consignés dans Google Calendar tandis que les micro-activités pourront être consignés dans Mes notes ou Post-it.

Le plan de journée est une technique fondamentale dans la méthode Templus, qui consiste à prendre chaque jour un rendez vous avec soi-même d'une vingtaine de minutes pour structurer ses activités, en respectant la règle suivante : 50% d'activités à accomplir dans des moments précis et 50% dans le désordre selon les possibilités.

Durant ce rendez vous avec soi-même, on pourra valider définitivement les planifications enregistrées dans Google Calendar ou les reporter à une date ultérieure et surligner les micro-activités à réaliser dans la journée.

On conseillera vivement d'imprimer ces documents en version papier pour les avoir constamment sous les yeux dans la journée; ce qui facilitera le processus d'arbitrage face aux sollicitations.

La barre Google offre de nombreux autres modules. Nous avons repéré en particulier les modules suivants :

3.1 Le Compte à rebours :
Le compte à rebours permet de se fixer une limite à la réalisation d'une tâche, à la réalisation d'une tâche. Cliquez ici

3.2 Comment être polyglotte avec la fonction Traduire :
Avec la globalisation des échanges, les managers sont de plus en plus confrontés à des informations écrites en langues étrangères. Le traducteur de Google, même sans connaissances linguistiques particulières, rend possible la compréhension et l'émission des messages dans n'importe quelle langue. Faites en l'expérience, en cliquant ici

Avec ce lien, vous pourrez directement traduire la langue d'un site ou texte sur Internet, cliquez ici

Avec ce lien, vous pourrez traduire instantanément votre recherche de mots clés dans la langue de votre choix. Cliquez ici

4.1 La formalisation des objectifs :
La méthode Templus invite les pratiquants à prendre le temps une fois par an de formaliser par écrit ses objectifs. On peut par exemple rédiger une liste d'objectifs sur une feuille avec l'éditeur de textes Google docs. Mais Google offre mieux encore avec le modèle objectifs annuels

4.2 Les plans d'actions et la gestion de projets :
Pour atteindre ses objectifs, il est parfois nécessaire de faire des plans d'action ou de mettre en place une mini gestion de projets. On pourra réaliser cette opération en s'appuyant sur la fonction spreadsheets de Google docs. Le mode d'emploi est clairement indiqué dans l'aide Google avec un exemple de gestion de projets réalisé avec Google Docs. On pourra compléter cette structuration avec la Matrice de définition des Responsabilités qu'on retrouvera aussi sur Google docs dans le modèle suivant. On pourra même enrichir le processus en clarifiant bien les structures de communication
Une autre solution plus simple encore permet de faire des diagrammes Gantt très acceptables. On pourra également aussi faire appel à la solution plans d'affaires. La gestion financière d'un projet pourra être prise en charge par le modèle suivant.

En bref on constate que Google Docs offre une panoplie d'outils très simples et très complets pour gérer la plupart des projets qui relèvent de la responsabilité d'un manager.

Google, par la variété des outils qu'il propose, permet de satisfaire tous les besoins de la méthode Templus. Il est donc plus qu'un simple moteur de recherche. Tous deux s'associent pour nous proposer, comme le slogan de Google le clame, de travailler différemment.

Cependant, si les solutions Google apparaissent comme très adaptées aux internautes sédentaires qui travaillent en permanence sur leur ordinateur, elles semblent encore perfectibles pour les internautes nomades du fait en particulier du mode d'écriture encore beaucoup moins rapide que l'écriture manuelle. C'est pourquoi nous préconisons, malgré tout de ne pas systématiquement abandonner son agenda papier, qui reste un excellent outil d'enregistrement des données temps. Par contre, les outils Google restent tout à fait adaptés pour la structuration du plan de journée, la gestion des objectifs à moyen- long terme et plus encore pour le travail collaboratif à distance.

En termes de gestion du temps, il n'existe à ce jour aucun système parfait. Ce qui importe pourtant c'est de faire l'effort de s'en définir un qui corresponde à ses besoins. C'est en cela que le modèle Templus et les outils évoqués plus haut constituent une aide précieuse.

Les outils que nous avons présentés sont gratuits mais ils sont plutôt destinés à des individus. Google propose, par ailleurs, une solution professionnelle appelée Google Apps pour 40 Euros par an et par personne soit 3,30 euros par mois. Cet outil apparaît de plus en plus comme une solution performante pour le travail collaboratif en entreprise.
On retrouvera dans Google Apps les deux catégories d'outils que nous avons identifiés au niveau individuel :
- Messagerie électronique et Agenda
- Outils de travail collaboratif comme Google Doc, Google Video, Google Sites

On peut ajouter à cette panoplie, des logiciels de communication comme Skype ou Messenger et disposer ainsi de solutions efficaces pour mieux travailler ensemble.

Cependant, la séduction que peuvent exercer ces outils ne doit pas faire oublier la nécessité de mettre en place un nouveau type de management que Roger Nifle de l'Institut Cohérence appelle "le management communautaire avancé".

Il serait, en effet, un peu naïf de penser que les outils seraient suffisants pour faire naître une coopération spontanée. Celle-ci, en effet, ne peut relever de la seule logique instrumentale mais passe par la logique de don qui dépend de la capacité des acteurs à établir des compromis d'existence (Foucault).

En savoir plus concrètement sur Google Apps