Nous distinguons 9 étapes :
1. Création d’un comité de pilotage
2. Définition participative des besoins
3. Conception d’un prototype avec un groupe test
4. Formation des utilisateurs du groupe test
5. 1° optimisation du prototype
6. Conception d’une première constitution ou charte de l’Efficacité Collective
7. Formation de l’ensemble des utilisateurs de la communauté
8. Sondage Satisfaction Clients et Optimisation de type 2
9. Révision de la constitution et enrichissement partagé
1. Création d’un comité de pilotage
La mise en place d’une communauté de pratique peut être assimilée à une véritable révolution dans une organisation. Sous des aspects presque anodins, il s’agit de changer en profondeur les modes de relations entre les acteurs, donc la répartition du pouvoir.
Le psychiatre
René Kaës parlerait d’une rupture du cadre. Or le cadre, c’est dit-il, ce qui contient nos angoisses archaïques et structure nos identités, car les organisations sont aussi des miroirs dans lesquels nous nous reflétons (
Hegel,
Lacan. La rupture du cadre peut entraîner une crise car nous ne sommes plus contenus. La mise en place d’un système de Groupware
Management est donc bien un changement de niveau 2 car il modifie en profondeur les conceptions que nous avons de l’autorité. Nous passons en effet d’un modèle centralisé d’autorité à un système d’autorité partagé.
C’est pourquoi, il est important de :
- réunir les représentants des membres de la communauté concernée.
- choisir si possible des volontaires.
- travailler en mode projet.
- faire valider la démarche proposée.
- négocier au fur et à mesure de l’avancée du projet les points sensibles.
2. Définition participative des besoins
Le groupe Test sera de préférence au départ un groupe réduit. Il peut être issu du comité de pilotage ou il peut s’agir d’un service spécifique motivé par le projet.
Il est important au départ de bien identifier les attentes des acteurs. Combien de projets informatiques ont échoué en partant d’une commande sans qu’il y ait en amont un besoin clairement identifié et exprimé ?
Qu’attendent-ils d’un Système de Groupware
Management ?
- Une meilleure communication au quotidien ?
- Le partage de certains documents "métiers ou processus"
- Le suivi des plans d’actions.
- L’échange et la capitalisation des connaissances.
- La possibilité de faire des réunions à distance.
- Etc..
Ce n’est qu’une fois que les besoins auront été bien définis qu’il sera possible de choisir les outils adaptés.
3. Conception d’un prototype avec un groupe test
Les outils existant sur le marché du "prêt-à-porter" technologique sont très nombreux. Le site "Listible Beta" en recense au moins 204. Chaque jour, il en apparaît de nouveaux. Il est, de plus, parfaitement possible d’associer certains modules entre-eux et de combiner des solutions payantes et gratuites (Gratuitiels) pour répondre de façon spécifique aux besoins des utilisateurs.
La conception technique n’est plus en problème. Il suffit simplement de choisir parmi une gamme d’outils aujourd’hui très étendue.
Nicolas Six avec Serge Levan de Main Consultants nous proposent dans un des articles qu’ils publient dans le Webjournal JDN Solution la typologie des outils suivants :
Communication de Base
Travail partagé
- Plate-forme de partage de fichiers
Partage du Savoir
Coordination
4. Formation des utilisateurs du groupe test et optimisation du prototype
L’usage d’un système Groupware
Management dépend davantage d’un bon consensus social que d’un savoir technique. C’est peut-être ce qui explique le succès encore partiel de tels systèmes. La porte d’entrée pratiquée, étant, jusqu’à ce jour, encore largement technologique.
L’espace temps de la formation est un espace de transition qui peut permettre cette appropriation. Les acteurs ont en réalité, semble-t-il plus besoin de rituels de changement que d’acquérir des connaissances techniques qui sont finalement très faciles d’accès, compte tenu des progrès réalisés par les concepteurs de ces solutions. Ce qui importe c’est de reconstruire ce que Jean Foucart appelle "des compromis d’existence".
Au-delà de l’apprentissage technique qui reste anecdotique, il s’agit de se mettre d’accord sur une façon commune de travailler. En se mettant d’accord sur des règles et des normes communes, la communauté se donne une "Loi" qui la structure.
On sait que cette "Loi" si elle est partagée offre une sécurité minimum pour que le jeu de la loyauté puisse se déployer. Le très grand nombre de séminaires
TEMPLUS que nous avons animés (Près de 100 000 cadres formés), dans beaucoup d’entreprises françaises et étrangères, nous ont montré que les groupes gagnaient toujours à clarifier de façon démocratique leurs règles de fonctionnement.
Les règles, lorsqu’elles sont énoncées par les acteurs eux-mêmes ont un pouvoir civilisateur, donc pacifiant qui autorise le Don et la réciprocité.
Le catalogue des 10 bonnes recettes pour réussir la mise en place d’un SGM ne suffit pas. Il est important que les règles qui régissent désormais la vie du collectif soient le résultat d’une consultation démocratiquement déterminée.
L’Espace
Temps de la formation est un espace de révolution dans la mesure où il remet en question le mode de gouvernance traditionnelle qui gère les relations entre les acteurs.
Ce mode de gouvernance crée pour chaque acteur un "espace potentiel" qu’il est invité à occuper en exprimant sa créativité et sa responsabilité. Mais les organisations laissent des traces profondes dans les consciences des individus et les incantations ne suffisent pas pour s’en libérer, il faut en parler, en parler ensemble.
5. Première optimisation du prototype :
La période de rodage étant achevée, il est souhaitable de procéder à une analyse des expériences en organisant une séance d'échanges des pratiques avec le groupe test afin d’identifier les axes de progrès à mettre en place.
6. Conception d’une première constitution ou charte de l’Efficacité Collective
La rédaction d’une constitution, penseront certains, peut sembler démesurée, mais un état pourrait-il vraiment fonctionner et survivre s’il n’avait pas formalisé par écrit le cadre général de son fonctionnement. C’est le travail qu’à accomplit par exemple le Président Valérie Giscard D’Estaing lors du projet de constitution européen.
Une constitution Groupware ne doit pas être exhaustive mais rassembler les spécificités minimales sur lesquelles tous les membres d’une même communauté se mettent d’accord et décident collectivement de s’engager.
S’il existe encore des marges de manœuvre pour optimiser les systèmes de travail collaboratif ou collecticiel, c’est sans doute au niveau de l’amélioration du consensus social que les choses peuvent se jouer. Les individus, malgré leur adaptabilité changent plus difficilement de mentalités que les systèmes techniques. On peut parler d’un certain décalage cognitif entre la technologie et l’esprit humain. Richard ICCE le confirme lorsqu’il écrit dans sa note de synthèse sur les journées de l’Efficacité Collective 2006 : "Face à l’imprévisibilité du monde, la globalisation, les entreprises françaises et les managers sont vraisemblablement affectés par une très forte logique cartésienne de rationalité d’ingénieur associée à une culture à la fois centralisatrice et individualistes qui les poussent à la modélisation et à la formalisation excessive des processus, au détriment de l’Efficacité Collective; et ce faisant les éloignent des fondements de la compétitivité actuelle".
Les points clés d’une charte de l’Efficacité Collective pourraient être les suivants :
- Formulation de la vocation du projet de Groupware
- Que souhaitons-nous vraiment ?
- Quels sont les points où nous devons progresser ?
- Qu’est ce qui serait une réussite dans ce projet ?
- Quelles sont les règles de base que nous nous fixons ?
- Au niveau de la forme
- Au niveau du fond
- Au niveau du comportement
- Quelles conséquences en termes de valeurs Clés ?
- Qui est l’administrateur ?
- Quelles instances de régulation devons nous mettre en place ?
- Quid de la Propriété Intellectuelle
- Quelles sont les conditions d’entrée dans la communauté ?
- Quelles sont les conditions d’exclusion ?
7. Formation de l’ensemble des utilisateurs de la communauté
Nous entrons dans la phase industrielle du projet. Des séances de formation d’une journée pourront être envisagées avec le programme suivant :
- Historique et vocation du projet.
- Travail en petits groupes sur les attentes des acteurs au niveau des 4
Temps du
Management.
- Présentation des différentes fonctions des outils Groupware.
- Travail sur Les facteurs clés du succès, valeurs clés et règles à mettre en place.
- Lecture et enrichissement de la charte du groupe Test.
8. Sondage Satisfaction Clients et Optimisation de type 2
Après quelques semaines d’utilisation, un sondage quantitatif par Intranet et qualitatif par entretien permettra d’ajuster les différents éléments du système de développement de l’Intelligence collective.
9. Révision de la constitution et enrichissement partagé
Une séance annuelle de régulation d’une demi-journée permettra de continuer à amplifier la dynamique de coopération initiée. Cette séance pourra se faire en hyper groupe et pourra donner lieu à une présentation théâtralisée des événements les plus cocasses de l’année. Cet événement "cathartique" peut permettre à la communauté de se renouveler et de se débarrasser "des mauvais souvenirs" et des frustrations accumulées dans l’année. Cela peut être aussi l’occasion d’une remise de prix humoristique pouvant favoriser la reconnaissance de certains membres.
Le Cyberspace est avant tout un espace anthropologique.
C’est un espace vivant où les robots et les automates sont au service de l’Homme. Ce sont les Hommes qui font la réalité du Cyberspace. Les tuyaux ne sont plus vides. Ils sont remplis de désirs, de pensées, d’espoirs, de rêves qui constituent la nature même du lien social. Cette dimension est encore trop négligée. C’est pourtant de ce coté que se trouve aussi une source de progrès considérable….