1.5 Découvrez les nouveaux outils du travail collaboratif : Intranet - Extranet - Groupware Management

Les communautés de travail sont aujourd’hui éclatées dans le temps et dans l’espace. Les cas les plus spectaculaires sont sans doute les cadres commerciaux travaillant à l’international. Tel directeur commercial devant à la fois assumer des responsabilités au siège en France, à Paris, et le même jour animer une réunion avec une équipe de commerciaux à Singapour, sont partout dans le monde et dont le manager doit pouvoir suivre l’activité et les performances réalisées.

Cette situation ne concerne pas que les relations entre les collaborateurs extérieurs et leur entreprise d’appartenance. Les acteurs internes sont déjà depuis quelques temps dans cette nécessité de trouver des moyens de travailler plus en transversal, plus rapidement et plus en coopération. Il s’agit pour eux de passer du château à la pyramide pour faire vivre ce que certains appellent l’entreprise réseau ou l’entreprise étendue.

Cette dynamique de fonctionnement a été initiée par le fonctionnement en mode projet qui regroupe aussi bien des équipes intégrées salariées de l’entreprise que des partenaires momentanément associés.

La globalisation des échanges n’a fait bien sûr qu’accroître ce mouvement et inversement la facilité de déplacement offert par les NTIC. Telle PME française concevant ces produits en France dans le cadre d’un service de Recherche Développement et délocalisant une partie de la fabrication industrielle en Turquie, où les coûts de main-d' oeuvre représentent un moyen de retrouver de la Valeur Ajoutée quand la guerre des prix fait rage.

Ces différents facteurs : nécessité d’aller explorer de nouveaux marchés à forte croissance, intensification du travail, développement du management par processus, fonctionnement en mode projet, délocalisations, possibilités offertes par les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication, etc... expliquent la nécessité de concevoir et de mettre en œuvre de nouveaux modèles de management et d’organisation, dont la définition restera encore, pendant un temps, encore incertaine.

Le Groupware Management constitue une nouvelle approche du management des personnes et des groupes. Il propose une démarche systémique se situant au carrefour de 4 disciplines : La Psychosociologie de la Vie des Groupes, le Management, les Technologies de la Communication et les théories du Comportement Organisationel (Organisationnel Behaviour).

Pour la Psychosociologie, la coopération et la solidarité sont le résultat d’une confiance qui reposent sur un système d’échanges invisibles basés sur la réciprocité. Ces échanges tacites ne peuvent se produire qu’à certaines conditions. Ils supposent le respect minimum d’un certain nombre de règles garantissant, malgré les incertitudes, ce que les sociologues appellent, un certain "compromis d’existence" (Jean Foucart. Le lien social repose sur une transaction qui organise un arrangement tacite entre les acteurs permettant de savoir sur qui "on peut compter".

Les théoriciens du Management confirment que la cohésion d’un groupe est toujours quelque chose de précaire. La construction d’une dynamique de coopération doit passer par la mise en place d’un cadre structurant les identités des acteurs. Cette fonction dépend de la responsabilité et de l’activité du Manager. Tout groupe humain, a besoin qu’on lui rappelle en permanence le sens de son action sous peine de se disloquer dans le chaos des intérêts personnels. Pour qu’une œuvre musicale soit "symphonique", un chef d’orchestre est indispensable; il en est de même pour les chanteurs d’une chorale ou les membres d’une équipe de sport.

Quant aux nouvelles technologies de l’information et de la communication, loin d’être un obstacle, comme le craignent certains technophobes, chacun peut constater chaque jour combien, au contraire, elles favorisent les échanges et donc le développement de l’Intelligence collective.

Les théories des organisations nous rappellent, à juste titre, qu’une organisation inadaptée génère beaucoup de souffrance et consomme beaucoup d’énergie humaine. Toute organisation est un système qui a un impact direct sur le comportement des acteurs. Les managers semblent souvent peu soucieux d’explorer cette dimension. Pourtant, leurs collaborateurs qui subissent les méfaits de cette négligence y sont très sensibles.

En cherchant à combiner des 4 dimensions, le Groupware management représente un nouveau levier d’optimisation de l’efficience humaine et un avantage concurrentiel à part entière. En optimisant les processus de collaboration collective entre les acteurs, il vise à transformer la communauté de travail en "essaim intelligent" (M. Authier

On distinguera les outils synchrones qui permettent de travailler simultanément (dans le même temps) à distance des outils asynchrones qui permettent à chaque interlocuteur de travailler selon ses disponibilités (ou en temps différé).

En mode asynchrone, on citera :
1° La messagerie e-mails en mode écrit ou audio
2° La consultation de dossiers partagés
3° L’utilisation d’agendas individuels et collectifs

En mode synchrone, on trouvera :
Le chat ou messagerie interactive
Les échanges par la voix sur IP et ou la Webcam
Les réunions téléphoniques ou par Internet
Les Webconférences

Tous ces outils peuvent paraître encore un peu aujourd'hui difficiles d’accès mais le développement de leur usage relèvent davantage d’une difficulté culturelle que d’une difficulté technique. En général, la plupart des personnes évoluant très vite sur ces nouveaux outils, dès qu’elles les ont les pratiqués une première fois.

Nous avons sélectionné pour le lecteur plusieurs solutions. Certains de ces outils relèvent d’un accès payant généralement en mode location mensuelle, d’autres sont gratuits (gratuitiels). Avec un peu de temps, il est tout à fait possible de construire une solution Groupware entièrement gratuite.
Le groupe Atos propose une solution de travail collaboratif généraliste couvrant les principales fonctions de la plupart des systèmes existants.
Ines édite un système de travail collaboratif spécialement adapté à la fonction commerciale. Très efficace !
Webzine est un Extranet - Intranet , plutôt centré sur la distribution d’informations utiles pour les clients et les acteurs internes.
Onlineformapro est un des pionniers dans le domaine de l’E-formation. Outre les fonctions qu’on retrouve chez les autres éditeurs, cette solution est spécialisée dans la transmission des savoirs.
Skype est un grand classique, en partie gratuit, qui permet de faire des conférences à distance, des réunions téléphoniques à plusieurs ou tout simplement des échanges entre deux collaborateurs.
Messenger propose pratiquement les mêmes fonctions que dans Skype. C’est une question de goût ! On a simplement l’impression que Skype a l’air plus performant pour les conférences ou réunions collectives par téléphones.

L’efficacité d'un système de Groupware Management ne repose pas seulement sur sa dimension "instrumentale". Elle repose aussi sur le fait de permettre à chaque acteur de se situer clairement sur les 4 questions fondamentales de la théorie des 4 Temps du Management :

1° Quelles informations devenons "nous", chaque jour, partager pour être efficace dans notre métier et contribuer à la satisfaction du Client.
2° Quels objectifs, plans d’actions et projets devons "nous" réaliser ?
3° Sur quels "Facteurs Clés de Succès" devons-nous "nous" concentrer pour réussir notre stratégie ?
4° Autour de quelles "Valeurs Clés" structurer notre action individuelle et collective ?

L'efficacité d'un système de Groupware Management est donc avant tout lié aux usages qu'on en fait plutôt qu'à sa sophistication technologique. On peut donc avec des gratuitiels comme Messenger ou Skype mettre en place des communautés virtuelles de travail performantes.

N.B : La principale différence entre Messenger et Skype repose la fonction téléphone. Avec Skype on peut faire des réunions téléphoniques alors qu'avec Messenger la relation téléphonique est limitée à deux personnes.