On ne peut atteindre les objectifs assignés à une activité ou une tâche si on ne prend pas en compte la variable temps de travail. Généralement on ne se rend pas toujours compte du temps perdu qu’on pourrait investir dans d’autres activités pour une meilleure rentabilité. Il faudra donc optimiser la gestion du temps de travail. Comment faire ?

Savoir définir les priorités

L’optimisation du travail commence par une bonne organisation. Dans le flux de demandes auxquelles doit répondre un travailleur, il y a différentes sortes d’activités ou de tâches. Il y a celles qui sont urgentes et qui sont soumises à un délai ou à une pénalité. Elles ne peuvent être remises à plus tard. Il y a celles qui sont importantes, nécessaires pour la continuité de l’activité. Et il y a d’autres activités qui sont simplement courantes. Les priorités ainsi définies, on peut penser à une répartition plus optimale du temps de travail.

Répartition du temps de travail

Lorsqu’on a défini la nature des tâches, on peut désormais estimer le temps de travail nécessaire à chaque tâche. On peut éviter ainsi de perdre du temps avec des tâches qui ne sont en réalité ni urgentes, ni importantes pour le fonctionnement de l’entreprise. Avec la technologie, on a la possibilité de faire recours à des applications qui prendront en charge les tâches répétitives pour gagner encore plus de temps. Si vous voulez optimiser votre temps de travail dans vos points de vente, pourquoi ne pas essayer Timeskipper  ?

Prévoir les imprévus

Ils sont imprévisibles, ce qui leur donne le nom d’imprévus. Toutefois, pour ne pas se retrouver dans l’impossibilité de répondre à ces demandes non prévues dans notre planning très optimisé, il est important de laisser une marge dans la répartition du temps de travail de chaque jour. Il faut éviter de tomber dans le piège des plannings trop serrés.

Inspiré des ateliers d'usine japonais du milieu du 20e siècle, le lean management est un état d'esprit d'entreprise qui vise à recentrer les processus sur l'essentiel en éliminant les tâches superflues. Cette méthode de gestion et d'organisation de la vie en entreprise permet d'optimiser les performances et la rentabilité en prenant en compte à la fois le système de production et le capital humain. Voici les 4 étapes clés pour réussir l'implantation d'une gestion « lean » en entreprise.

Évaluer et définir des objectifs

Avant d'élaborer un plan d'action et définir les outils de lean management à mettre en place dans votre entreprise, il est important de commencer par faire le point en évaluant la situation. Pour cette phase d'évaluation, vous pouvez par exemple mettre en place des entretiens et des ateliers d'écoute avec vos collaborateurs.

D'une durée de 10 à 15 minutes minimum, ils peuvent concerner des sujets précis (ambiance de travail, capacité à prendre des décisions, obstacles aux tâches quotidiennes, rentabilité, services rendus et attendus, etc.) ou simplement inviter vos cadres et employés à donner leurs points de vue et à émettre des idées d'amélioration. Une fois la perspective de chacun prise en compte et évaluée, il est ensuite possible d'établir des objectifs à atteindre.

Observer pour diagnostiquer

Dans une deuxième phase de préparation, il est nécessaire d'observer l'activité de l'entreprise en temps réel. Cette étape permettra de confirmer les lacunes identifiées dans la phase précédente et d'éventuellement détecter de nouveaux facteurs d'inefficacité.

Que ce soit au niveau des chaînes de production, dans les bureaux des managers ou dans les réunions, la phase d'observation donnera naissance au diagnostic de performances. Pendant cette phase, il est très important de communiquer sur le projet avec l'ensemble des collaborateurs. La rédaction d'un document de synthèse viendra clôturer cette étape et enclencher la phase d'expérimentation.

Mettre en place une phase d'expérimentation

Le plan d'action déterminé par les entretiens et les observations faites sur le terrain doit ensuite donner lieu à une mise en pratique sur une durée courte et sur un périmètre défini. Il s'agit de mettre en place une sorte de projet pilote afin d'évaluer la pertinence des outils « lean » choisis.

Durant cette phase, différentes méthodes de lean management peuvent être mises en place de façon expérimentale afin de déclencher la dynamique recherchée. Parmi les outils de lean management  à appliquer on peut citer :

• La méthode 5 S pour optimiser l'environnement de travail, réduire le gaspillage et les pertes de temps ;

• La méthode Six Sigma  pour augmenter la satisfaction clients ;

• La méthode SMED pour réduire les temps morts sur la chaîne de production ;

• La méthode VSM pour identifier les freins aux processus en place ;

• La méthode Kaizen  pour fédérer les équipes ;

• etc.

 

 

Travailler sur l'amélioration continue

Tout au long de cette phase expérimentale, il est important d'observer le pilotage des actions mises en place et de récolter le retour d'expériences des collaborateurs. Vous pouvez par exemple établir des tableaux de bord pour comparer les performances acquises de façon régulière.

Le but est en effet de mener ce nouveau mode de gestion à un processus continu pour pérenniser la démarche et implémenter profondément la culture « lean » dans l'entreprise. Une fois cette culture adoptée et mise en œuvre par tous, la surveillance constante des améliorations permettra d'optimiser les performances de façon continue.

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