2.63 Améliorer la communication entre les collaborateurs d'une équipe travaillant en horaires décalés

Le travail en équipe composée de membres opérant sur des horaires décalés présente de réelles difficultés, surtout en termes de communication.

On rencontrent souvent cette problématique dans les équipes qui sont dans les secteurs des services de la santé, de la production en encore qui ont mis en place des journées de télétravail. 

Cette situation  nécessite une coordination précise pour assurer une continuité de service sans faille. Les membres de l'équipe ne se croisent pas nécessairement, se succédant plutôt les uns aux autres dans les tâches. Cette configuration peut entraîner des ruptures dans le partage des informations et une diminution de la cohésion de l'équipe.
 

• L'importance d'une charte de fonctionnement
   

Pour surmonter ces défis, il est crucial de développer une charte de fonctionnement qui distingue clairement les communications synchrones des asynchrones, permettant ainsi une collaboration fluide et efficace. Voici comment un protocole d'animation d'une séance de travail qui peut être animé en mode agile pour élaborer une telle charte peut être structurée, en tenant compte des besoins spécifiques des communications synchrones et asynchrones. 
 

•  Préparation de la Séance

- Déterminer les objectifs : Les objectifs de la séance doivent être clairement définis pour aborder efficacement les deux modes de communication.
- Choix des participants : Il est important d'inclure des représentants de tous les quarts de travail pour s'assurer que les perspectives et les besoins de tous sont pris en compte.
- Matériaux de pré-lecture : Distribuer des documents de préparation pour familiariser les participants avec les sujets à discuter.
-Facilitation : Sélectionner un facilitateur expérimenté pour guider la discussion et maintenir le focus sur les objectifs de la séance.
 

•  Pendant la Séance
   

- Outils et pratiques actuels : Examiner les méthodes en place et leur efficacité pour les interactions en temps réel.
- Méthodes appropriées : Choisir les meilleures pratiques et outils pour les discussions instantanées, comme les brèves réunions en face à face lors des changements de shift.
- Règles d'engagement : Établir des normes claires pour les interactions directes, assurant que tous les membres soient informés et engagés.
 
- Examen des outils: Revoir les outils utilisés pour les communications hors temps réel, comme les plateformes de messagerie ou de gestion de tâches.
- Sélection des plateformes: Déterminer les meilleurs outils pour maintenir le flux d'informations entre les shifts, assurant que les tâches sont correctement relayées.
- Normes d'utilisation: Définir les attentes concernant les temps de réponse et les mises à jour de statut pour garantir que personne n'est laissé pour compte.
 

• Clôture de la Séance
   

- Résumé et accords : S'assurer que tous les points clés et les accords sont bien compris et documentés.
- Prochaines étapes : Décider qui rédigera la première ébauche de la charte et planifier une session de suivi pour finaliser le document.
- Révisions périodiques : Mettre en place des révisions régulières de la charte pour s'adapter aux changements dans l'environnement de travail ou aux retours des employés.

En suivant ces étapes, une équipe aux horaires décalés peut améliorer significativement sa communication et son efficacité, réduisant les risques de malentendus et renforçant la cohésion et la collaboration inter-shifts.