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Management : Les 4 Temps du Management

Il est temps de réinventer le management


Le Temps de l'Action

1. 51 SharePoint : Réinventer le travail d'équipe


Qu'est ce que l'Intranet 2.0

Conçu à l'origine comme un outil destiné à favoriser la circulation de l'information, l'intranet 2.0 est devenu plus que cela puisqu'il est devenu un outil de communication et de collaboration.

 Fred Cavazza résume très bien les différentes fonction d'un intranet 2.0. Il sert à :

1° ) Faire circuler l'Information dans toutes les directions, pas seulement de haut en bas comme c'était le cas dans l'Intranet 1.0 mais aussi  de bas en haut et de façon transversale. 

2°)  Faciliter la  capitalisation (grâce aux wikis) , de structuration (grâce aux tags) et la circulation de la connaissance  (au travers de blogs, de FAQ collaboratives ou de plateformes de social learning).

3°) Favoriser la création de communautés.  Les collaborateurs peuvent comme dans un réseau social présenter leur profil (qui va au-delà des coordonnées et intitulés de poste) et participer à  des groupes (publics, privés ou cachés) ainsi que contribuer à des thématiques en mode synchrone ou asynchrone. 

4°) Générer de la collaboration active en proposant des outils collectifs pour co - construire et ou gérer des projets, des boites à idées, des espaces de travail partagés, etc...

5°) Partager des applications métiers 

6°) Suivre et visualiser des données présentées sous forme de tableaux de bord

Ce qu'il faut savoir c'est qu'un intranet 2.0 passe par différentes étapes avant d'atteindre sa maturité. Celle -ci est résultat d'une bonne collaboration entre les équipes techniques  et la capacité des acteurs à bien définir leurs besoins. Car en effet, ce qui importe ce ne sont pas les outils mais leur pertinence par rapport aux usages qui vont faciliter la vie et l'efficacité des acteurs. De ce point de vue, Frederic Creplet et Thomas Jacob  donnent des conseils précieux pour réussir la mise en place d'un projet Intranet 2.0. L'exemple de la société La Capitale illustre bien les enjeux d'une telle démarche. 

L'enquête 2016 de l'observatoire  e-transformation & intranet  est également particulièrement intéressante à consulter 
   
1. 51 SharePoint : Réinventer le travail d'équipe

SharePoint : le couteau suisse des systèmes de travail collaboratif

Il existe de nombreuses solutions de travail collaboratif mais SharePoint est celle qui est le plus souvent utilisée notamment dans les grandes entreprises. Les experts la considère comme le couteau suisse de l'Intranet 2.0. 

Ils distinguent au moins 6 grandes fonctionnalités : 
  1. "Sites" qui a pour vocation principale de favoriser le partage d'informations, de données et de connaissances dans et hors de l'entreprise à travers la création de sites intranet - extranet dans toutes les langues . Le Ruban d'office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) est intégrée facilitant la création  rapide de contenus acceptés par de nombreux navigateurs internet et accessibles par les mobiles. Avec Office Web il est également possible de réaliser des applications mobiles interactives. 
     
  2. "Communautés" intègre  une solution de réseau social qui permet aux collaborateurs de collaborer à travers un partage des agendas, des tâches, des contacts et de communiquer entre eux à travers des espaces de discussion, des blogs et ou des wikis consacrés à des thématiques de leur choix. Elle permet aussi de mieux connaître les profils des utilisateurs, leurs centres d'intérêts et leurs compétences. On retrouvera aussi des outils de messagerie en temps réel et la possibilité d'échanger en vidéo sous forme de télé-réunion ou de webinaire.  
     
  3. "Contenu"  permet de gérer les pages web des sites, les documents bureautiques et de constituer des bibliothèques de rangement où les documents peuvent être classés par priorité, par auteur, thématique, projet, etc...
     
  4. "Recherche" est très utile dans un portail pour retrouver des milliers documents de formats divers : multimédia, textes, vidéos, etc...grâce à un système de marquage qui permet d'avoir une traçabilité impressionnante des documents
     
  5. "Décisionnel"permet de structurer des données sous forme de tableaux de bords visuels essentiellement à partir d'un Excel évolué. 
     
  6. "Applications composites" constitue la boite à outils des utilisateurs. C'est dans cet espace, qu'on retrouvera les logiciels métiers ainsi que des outils permettant de modéliser les processus avec des diagrammes (Visio) et de créer des formulaires.
     
SharePoint propose un ensemble de solutions très nombreuses et diversifiées mais pour réussir son intégration dans l'entreprise, il est absolument essentiel de partir d'une analyse poussée des besoins et surtout pas des outils disponibles. De sérieuses difficultés ont en effet été évoquées quand cette précaution n'avait pas été prise. Quand on va au restaurant, il ne viendra à personne l'idée de consommer toute la carte en un seul repas...Il est préférable de choisir son menu en fonction de ses besoins ! 

Nous aurons l'occasion dans les articles qui suivront de nous intéresser à d'autres systèmes de travail collaboratif . Ces nouveaux outils ne sont pas des technologies froides. Elles sont porteuses  d'un modèle social communautaire qui n'est pas sans interpeller nos représentations inconscientes encore largement marquées par un individualisme exacerbé. C'est certainement ce qui explique en partie  leur difficile mise en oeuvre ...

Présentation de SharePoint par Stéphane Cordonnier, directeur technique de MCNEXT




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