1.38 Définissez avec votre équipe les règles du jeu de l'efficacité collective

Un exercice salutaire pour améliorer la qualité de vie au travail et gagner en efficience

Les équipes efficaces ont souvent des règles du jeu explicites dans différents domaines de leur fonctionnement.

Explorez certains de ces domaines et cochez pour chaque question, la ou les réponses qui correspondent réellement à une pratique courante dans votre équipe, que vous en soyez le responsable ou l'équipier. Certaines questions peuvent donc rester sans réponse cochée si les comportements cités ne vous semblent pas familiers.

Domaines dans lesquels il est utile de définir des règles du jeu:
Question 1 Les règles de disponibilité.
Question 2 Les règles de courtoisie, de savoir-vivre en commun.
Question 3 La tenue des engagements.
Question 4 La circulation de l'information.
Question 5 Le rôle des assistant(e)s.
Question 6 La valorisation de la façon dont on pose les problèmes (le questionnement).
Question 7 Le style de management et le rôle de la hiérarchie.
Question 8 La gestion des feed-back.
Question 9 Privilégier la pertinence de l'action plutôt que la fonction ou les habitudes (les initiatives et les responsabilités).
Question 10 La gestion de l'autonomie et du reporting et les règles d'interdépendance.
Question 11 Délégation : les règles d'évaluations personnelles et collectives.
Question 12 Le management par la crise.

1. Les règles de disponibilité

Dans votre équipe pratique-t-on :

a) Le filtrage du téléphone lorsque l'on reçoit un visiteur en entretien ?

b) Les rendez-vous avec les collaborateurs plutôt que les discussions importantes à l'improviste ?

c) Un code "maison" de disponibilité (signification des portes ouvertes, portes fermées, plages horaires prévues pour les personnes qui veulent vous voir, plages horaires pour les réunions, etc).

2. Les règles de courtoisie, de savoir-vivre en commun

Dans votre équipe,

a) Vérifie-t-on la disponibilité des interlocuteurs lors d'un appel téléphonique ou lorsque l'on rentre dans un bureau ?

b) Lors des réunions a-t-on le souci du temps de parole de chacun des participants en ne laissant pas s'instaurer le monopole ou l'aparté ?

c) Groupe-t-on ses demandes auprès de ses collaborateurs, ses collègues afin de ne pas les déranger à chaque instant ?

3. La tenue des engagements

Dans votre équipe

a) Respecte-t-on les horaires de début et de fin des réunions ou des rendez-vous ?

b) Valorise-t-on le respect des échéances sur lesquelles les personnes se sont engagées ?

c) Dans le cas de dérapage, prévient-on les autres partenaires des incidences possibles ?

4. La circulation de l'information

Dans votre équipe

a) Y-a-t-il accord sur le contenu d'un message efficace, en particulier au téléphone ?

b) A-t-on l'habitude d'annoter et d'enrichir de sa réflexion un document avant de le transmettre ?

c) Lorsqu'on a pris un message urgent pour quelqu'un d'absent, vérifie-t-on que celui-ci en a pris connaissance dès qu'il revient ?

d) Est-on habitué à remonter les informations pertinentes du "terrain" (positives, négatives, bizarres...) ?

5. Le rôle des assistant(e)s

a) Les assistant(e)s savent-ils (elles) précisément où se trouvent tous les membres de l'équipe ?

b) Les assistant(e)s de votre équipe ont-ils (elles) les informations suffisantes pour répondre à vos interlocuteurs en votre absence ?

c) Dans votre équipe, respecte-t-on l'organisation personnelle des assistant(e)s ?

d) Les assistant(e)s ont-ils (elles) en permanence une copie à jour des agendas des responsables qu'ils (elles) assistent ?

6. Le questionnement

Dans votre équipe, a-t-on développé le réflexe du questionnement ?

a) Avant de foncer dans une situation nouvelle ?

b) Pour produire plusieurs solutions afin de pouvoir choisir la meilleure ?

c) A-t-on le droit de poser des "questions idiotes" ?

d) Est-on vraiment disponible pour répondre aux questions ?

7. Le style de management et le rôle de la hiérarchie

Dans votre équipe :

a) Le rôle du "chef" est-il clairement établi ?

b) Lorsque la situation le demande (changement de marché, de structure ou d'ambiance interne), les personnes acceptent-elles facilement un changement de style de management ?

c) La manière dot se prennent les décisions a-t-elle été explicitée ?

8. La gestion des feed-back

Dans votre équipe :

a) A-t-on le souci de ne pas parler des absents de manière négative ?

b) Sait-on accepter les remarques négatives des autres à son égard ?

c) Quand une personne fait une critique, propose-t-elle simultanément plusieurs solutions ?

d) Quand on a fait des erreurs, a-t-on le souci de tirer immédiatement la leçon de l'expérience pour que l'erreur ne se reproduise pas ?

9. Les initiatives et les responsabilités

Dans votre équipe :

a) Accepte-t-on de prendre des initiatives à la place de quelqu'un d'absent (de même niveau de responsabilité que soi) plutôt que de se retrancher derrière sa fonction ?

b) A-t-on développé une culture des responsabilités collectives (ex : la réponse au client) ?

c) Pour résoudre un problème par la réunion, rassemble-t-on les personnes les plus efficientes sur le sujet (et non les plus hiérarchiques) ?

10. La gestion de l'autonomie et les règles d'interdépendance

Dans votre équipe :

a) A-t-on mis en place des règles de reporting régulier (information remontante sur son activité et sa zone de responsabilité) ?

b) Y-a-t-il des règles d'information mutuelle entre les personnes de secteurs et de responsabilités différentes ?

c) Ces transferts d'information sont-ils pour l'essentiel formalisés par écrit ?

d) En termes de fonctionnement interne, connaît-on la différence entre autonomie (responsabilité complète sans obligation de rendre compte) et interdépendance (nécessité absolue d'informer) ?

11. Délégation : l'évaluation individuelle et collective

Dans votre équipe

a) Fait-on le point de l'activité de chacun régulièrement ?

b) Cette évaluation fait-elle référence à des valeurs particulièrement recherchées dans l'entreprise ?

c) Y-a-t-il cohérence entre les évaluations personnelles et les objectifs collectifs de l'entreprise ?

12. Le management par la crise

Dans votre équipe

a) S'est-on mis d'accord sur les notions d'urgence et d'importance ?

b) Quand on a rattrapé un "coup tordu" clarifie-t-on les règles du jeu pour que cela ne se reproduise pas ?

c) Devant un imprévu y-a-t-il une culture d'équipe qui permette de privilégier la mission (résolution de problèmes) plutôt que la fonction ?

13. La gestion des priorités

Dans votre équipe

a) S'est-on mis d'accord sur les critères qui permettent d'identifier une priorité collective ?

b) Les personnes acceptent-elles de faire passer leur intérêt personnel après les priorités collectives ?

c) Accepte-t-on facilement l'arbitrage entre plusieurs nécessités et raisonne-t-on couramment par priorités ?

Dépouillement du questionnaire

Chaque série de questions correspond à un domaine de fonctionnement de la vie d'une équipe.

Reprenez chacune des séries de questions.

1 Si vous avez coché toutes les questions d'une série, c'est qu'il existe dans votre équipe des règle du jeu dans ce domaine.
Ce sont vos points forts, vos facteurs de performance.

Veuillez noter les domaines de performance.

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2 Quels sont les domaines, pour lesquels vous n'avez coché qu'une réponse ou pas de réponse du tout ?
Dans ces domaines vous avez peu ou pas de règles du jeu collectives.

Veuillez les noter en toutes lettres.

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3 Sélectionnez trois domaines qui vous paraissent fondamentaux et dans lesquels vous souhaitez introduire des règles du jeu dans votre équipe.

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Et pour aller plus loin...

Le tableau suivant vous permettra de préciser votre plan d'action.

Les équipes performantes sont celles qui ont des règles du jeu explicites.

Pour vous permettre de CREER ces règles, là où elles n'existent pas, établissez par domaine la liste des actions que vous allez engager.